Sebagai bentuk upaya Universitas Negeri Malang untuk meningkatkan efektivitas kinerja dan akreditasi universitas, salah satu perubahan yang tengah dilaksanakan yaitu dengan menggunakan sistem persuratan berbasis online. Biro Umum dan Keuangan berupaya mewadahi dan memfasilitasi upaya tersebut, melalui Subbagian Tata Usaha dengan membuat aplikasi persuratan berbasis online “E-Office” yang telah digunakan sejak tahun 2016. Aplikasi E-Office terus dikembangkan, berbagai fitur ditambahkan guna memenuhi kebutuhan persuratan di lingkungan Universitas Negeri Malang. Pesatnya perkembangan aplikasi tersebut harus berbanding lurus dengan pemahaman aplikasi oleh para pengguna aplikasi.

Pentingnya meningkatkan pemahaman aplikasi kepada pengguna aplikasi tersebut menjadi dasar tujuan Subbagian Tata Usaha BUK UM mengadakan kegiatan Bimbingan Teknis Tata Naskah Dinas Berbasis E-Office Versi 2018. Dilaksanakan pada tanggal 27 sampai dengan 28 November 2018 di hotel Aster, kota Batu, kegiatan bimbingan teknis dibuka oleh Wakil Rektor II UM, Prof. Dr. Heri Suwignyo, M.Pd. Turut hadir selaku Kepala Biro Umum dan Keuangan UM, Drs. Amin Sidiq, M.Pd.

Bimbingan teknis dihadiri oleh para Kepala Bagian, Kepala Subbagian dan perwakilan staf dari fakultas, lembaga dan unit kerja. Sekitar 130 orang peserta yang memenuhi hall hotel tempat pertemuan menyimak paparan materi terkait tata naskah dinas. Menghadirkan dua pemateri dari Universitas Negeri Malang yaitu Dr. H. Imam Agus Basuki, M.Pd, Ketua Satuan Penjaminan Mutu UM yang menyampaikan materi tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Universitas Negeri Malang, dan Ardhan Wahyu Rahmanu, S.Si, selaku pencipta aplikasi E-Office UM yang memaparkan materi tentang E-Office versi 2018.

Dalam aplikasi E-Office versi 2018 telah banyak dilakukan perubahan dan penambahan fitur-fitur yang lebih memudahkan para pengguna aplikasi dalam mengoperasikan aplikasi. Data-data pendukung juga telah dilakukan update, sehingga para pengguna lebih mudah dalam melakukan pencarian data. Para peserta sangat antusias dalam mengikuti pemaparan materi, terlihat dari banyaknya pertanyaan dan saran untuk pengembangan aplikasi yang lebih baik. Diperlukan kerjasama dari seluruh pihak dari fakultas, lembaga dan unit kerja di Universitas Negeri Malang dalam mengembangkan aplikasi E-Office. Dari hasil kegiatan tersebut, diharapkan para pengguna lebih mampu dalam menguasai aplikasi sehingga dapat meningkatkan rating penggunaan tata persuratan berbasis online.

Sumber foto: BUK