Berikut ini kami sampaikan cara penulisan nomor surat dinas yang benar menurut Peraturan Rektor Nomor 1 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Universitas Negeri Malang. Format penulisan nomor yang benar adalah sebagai berikut:

tanggal.bulan.nomor/UN32.kode jabatan/kode hal/tahun

1. tanggal adalah tanggal saat surat diterbitkan. Sama seperti bulan, tanggal dengan angka 1 digit tidak perlu diberi 0 didepannya.
2. bulan adalah angka bulan saat surat diterbitkan. Yang perlu diperhatikan adalah untuk bulan dengan angka 1 digit tidak perlu diberi 0 didepannya.
3. nomor adalah nomor urut surat. Nomor urut surat berulang setiap hari. Penulisan nomor surat untuk angka 1 digit tidak perlu diberi 0 didepannya.
4. kode jabatan merupakan kode unik untuk pejabat yang menandatangani surat. Kode ini telah diatur pada Peraturan Rektor tentang Tata Naskah Dinas, tepatnya di halaman 72.
5. kode hal merupakan kode yang digunakan untuk mengklasifikasi hal surat. Misalnya hal surat berkaitan dengan kemahasiswaan maka kode yang digunakan adalah KM. Lebih lengkap penjabaran kode hal dan keberuntukannya bisa dilihat di Peraturan Rektor tentang Tata Naskah Dinas pada halaman 84.
6. tahun merupakan tahun dimana surat tersebut diterbitkan.

Contoh Cara Penulisan Nomor Surat Dinas

Surat yang diterbitkan pada tanggal 18 Mei 2016. Penanda tangan surat Kepala Biro Umum dan Keuangan Universitas Negeri Malang. Hal surat undangan rapat dinas rutin. Berikut penulisan nomor yang benar dan yang salah:

1. 18.5.1/UN32.17/TU/2016 (BENAR)
2. 18.05.01/UN32.17/TU/2016 (SALAH). Salah karena menyertakan 0. Seharunya tidak perlu menyertakan 0.
3. 18.5.1/UN32/TU/2016 (SALAH). Salah karena UN32 merupakan kode jabatan untuk Rektor.
4. 18.5.1/UN32.17/OT/2016 (SALAH). Salah karena kode hal untuk undangan menggunakan TU bukan OT (Organisasi dan Tata Laksana).

Demikian cara penulisan nomor surat yang benar berdasarkan Peraturan Rektor Nomor 1 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas. Jika ada pertanyaan lebih lanjut, bisa tulis di kolom komentar atau menghubungi sub bagian tata usaha di pesawat 114.