Memperhatikan Surat dari Rektor Universitas Indonesia yang diterima oleh Universitas Negeri Malang Nomor : 301/UN2.R/PPM.01.01/2016 tanggal 16 Maret 2016 perihal Seminar Nasional Kearsipan. Turut mengundang 118 Perguruan Tinggi dan Kopertis Seluruh Indonesia dalam kegiatan yang diadakan  oleh Kantor Arsip Universitas Indonesia tersebut.

Seminar yang berjudul “ PROVIDING QUALITY DIGITAL RECORDS “ tersebut dilaksanakan pada Kamis, 26 Mei 2016 pukul 08.00 hingga 16.00 bertempat di Balai Sidang Universitas Indonesia Kampus Depok. Di agendakan Pembukaan oleh Rektor Universitas Indonesia juga disertai sambutan oleh Kepala Arsip Universitas Indonesia serta terdapat 3 sesi yang di isi oleh pembicara yang ber di Universitas Indonesia.

Mengingat penting nya arsip dalam sebuah kegiatan diperlukan adanya pengembangan bentuk arsip yang flexibel dan memungkinkan untuk mengakses pada beberapa waktu ke belakang yang tidak lagi menggunakan kertas atau tercetak maka Universitas Negeri Malang perlu mengikuti Seminar menegenai Arsip Digital ini. Arsip digital adalah arsip yang diciptakan dan digunakan dalam bentuk elektronik. Arsip digital dapat berasal dari arsip tercetak yang dikonversi menjadi digital atau arsip yang memang “lahir” dalam bentuk digital.

Dalam mengelola arsip digital yang merupakan hasil alih media dari arsip tercetak. Tata cara  pengelolaannya mengikuti bentuk asalnya. Sehingga apabila arsip tercetaknya sudah perlu untuk dimusnahkan, maka bentuk digitalnya juga perlu dimusnahkan. Karena pada dasarnya kegiatan mengalih media arsip adalah hanya untuk membantu dalam melestarikan arsip tersebut.
Hal lain yang perlu dipertimbangkan dalam mengelola arsip digital adalah:

• Format digital, teknologi berkembang sangat cepat, oleh karena itu perlu dipastikan bahwa format digital yang digunakan masih dapat digunakan
• Akses dan keamanan, akses yang mudah menurunkan tingkat keamanan, sedangkan tingkat keamanan yang tinggi akan menyulitkan akses. Kedua hal tersebut perlu diseimbangkan.
• Temu kembali, temu kembali arsip digital seharusnya menjadi lebih mudah dibandingkan dengan arsip tercetak. Maka dari itu perlu diperhatikan penggunaan metadata yang merupakan titik akses untuk temu kembali arsip.